校属各单位：
根据教育部《高等学校档案管理办法》、《湖南科技学院档案管理办法》，每年3-4月，各单位收集、整理和移交上一年度应归档文件材料。为使此项工作顺利进行，现将相关工作安排如下：
一、归档范围
1、各部门从2019年1月1日至2019年12月31日生成的各种载体（如纸质文字图表、照片、音视频和实物等）材料；跨年度完成的反映2019年工作的材料。各部门具体归档范围请参照《湖南科技学院文件材料归档范围及保管期限表》（第二版）执行。
2、党政办分发到各部门的材料，待党政办整理好移交到档案馆后，再通知分发给各部门。
3、分散在各部门或个人手中应向档案馆移交而未移交的2019年以前的档案材料。
二、归档要求：
1、校属各单位先认真梳理本单位在2019年度各项工作中形成并办理完毕的有价值的各类材料情况，将各类应归档材料全部移交给本单位兼职档案员，兼职档案员再根据学校相关规定立卷整理。按照《中华人民共和国档案法》第十条要求，任何单位或个人不得将应归档材料据为己有。
2、归档文件材料应是原件，材料务必内容真实完整、用纸规范、手续齐备（需盖章的应盖章，需签字的应签字），立卷前兼职档案员要逐件逐页检查。
3、各单位对所收集的材料要按“区分件——编写页码——分类（分年度、分问题、分保管期限）——去针——包角装订——排序——盖章——装盒——电脑著录——打印目录——整理人签字”等顺序进行整理。档案盒背脊及归档文件页码的著录务必使用铅笔标注。
4、移交时须报送移交目录，一式三份，移交人签名，并加盖移交单位公章。在移交纸质档案的同时报送相应的电子文档。
5、应归档的声像（视频、照片）、实物档案须标明事由、时间、地点、人物等要素。
6、各教学学院档案亦于6月底前按照《湖南科技学院教学学院档案归档范围表》收集分类立卷自存，应向档案馆移交部分请按时移交。
7、各单位检查 “世纪科怡”档案系统是否能正常运行，如需重装系统，或立卷过程中有不明之处均请联系档案馆刘爱敏同志，咨询电话0746-6381636。
三、移交地点与时间
老图书馆二楼206办公室。各部门移交档案的具体时间再另行通知。
湖南科技学院档案馆
2020.3.24
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