为方便教学科研人员因公临时出国手续办理，我处将出访相关流程及相关表格填写等事宜告知如下：

步骤一：递交申请，填写《因公临时出国境任务和预算审批意见表》和《湖南科技学院教职工出国（境）参加国际学术会议申请表》/《湖南科技学院因公短期出国（境）人员申请表》，经所在单位及相关部门签意见后递交我处。

因公临时出国境任务和预算审批意见表.docx

湖南科技学院教职工出国（境）参加国际学术会议申请表.doc

湖南科技学院因公短期出国（境）人员申请表.doc

步骤二：学校审批出访任务、出访经费等事宜。

步骤三：校内公示。由我处办理，原则上公示不少于5个工作日。

步骤四：填写任务报批相关材料报省外办，具体材料清单如下：

（一）主报件

1．《湖南省因公出国、赴港澳任务审批（确认）表》和《湖南省因公出国、赴港澳人员名单》一份（ 1.任务审批表.doc）；（请填写用彩色字体标识的栏目）

2.《参团人员征求意见表》（ 2.湖南省因公出国参团人员征求意见表.docx）；（请填写用彩色字体标识的栏目）

3.《备案表》（3.因公临时出国人员备案表.docx）；（请填写用彩色字体标识的栏目）

（二）基本附件

1.邀请函及中文翻译件；

2.公务行程；

3.团长责任书（团长责任告知书.doc）；

4.公示情况说明（我处提供）。

（三）办理因公电子护照所需材料

1.《出国人员备案表》；（原件每人一份）

2.《申请出国签证事项表》（我处提供）；

3.《因公电子护照申请表》（须填写后打印并签字）；（请填写用彩色字体标识的栏目）

4.《因公出国团组信息表》（我处提供）；

5.身份证复印件；

6.照片两张（根据外国签证对照片要求进行冲洗），电子版交国际交流与合作处；

7.邀请函复印件。

步骤五：任务审批通过，取得任务批件，录入指纹、办理公务普通护照。（永州市外办录入指纹联系电话：8360571，地点：永州市政府16楼出电梯口正对的办公室）

步骤六：进行公务出访国签证办理，包括签证费用缴纳、填写《出访人员情况表》（-5-新出访人员情况表（亚、非、拉.doc、-5-出访人员情况表(美国、加拿大).doc、 5-出访人员情况表（欧洲），请填写用彩色字体标识的栏目）。

步骤七：取得签证，参加行前培训、做好行前准备，按期出访。

步骤八：境外交流，保持与学校的联系。

步骤九：出访归来，公务普通护照交回我处保管，并递交出访总结。

步骤十：进行出访成果分享，学校对出访效果进行评估与考核。

国际交流与合作处

2024年5月6日